La facture pro forma : qu'est-ce que c'est, pourquoi l'envoyer et comment la rédiger ?

Qu’est-ce qu’une facture pro forma ?

Une facture pro forma est un document temporaire et non officiel. Elle est essentiellement utilisée comme un outil et n'est pas destinée à des fins comptables ou fiscales. Vous rencontrerez souvent des factures pro forma lors de l'importation et de l'exportation. Vous envoyez cette facture après qu'un client a accepté le devis, mais avant que la livraison réelle ou le paiement n'ait lieu.

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Quand utiliser une facture pro forma ?

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Une facture pro forma est utile dans différentes situations :

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• Devis ou propositions de prix pour les clients : vous fournissez un aperçu clair des coûts et des conditions avant que l'accord ne soit finalisé.
  

• Formalités douanières dans le commerce international : si vous faites affaire avec des clients étrangers, la facture pro forma aide à organiser les procédures d'importation.
  

• Demandes de paiements d'avance ou d'acomptes : le document peut servir de base pour solliciter un versement anticipé.
  

• Propositions budgétaires dans un contexte B2B ou gouvernemental : dans ce contexte, la facture pro forma peut être utilisée pour fixer la planification et les spécifications des coûts.

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En rédigeant une facture pro forma dans ces situations, vous assurez la clarté de la communication et préparez de manière optimale votre client ainsi que vous-même pour les étapes suivantes.

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Que doit contenir une facture pro forma ?

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Une facture pro forma n'est pas une facture officielle. Cela signifie qu'elle ne doit pas nécessairement répondre aux exigences d'une facture ordinaire, y compris :

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• Toutes les informations de votre entreprise : indiquez le nom de votre entreprise, sa forme juridique, ses coordonnées et son numéro de TVA.
  
  
• Informations sur le client : ajoutez le nom de l'entreprise ou le nom du client, les coordonnées et le numéro de TVA (le cas échéant).
  
  
• Numéro de facture : assurez-vous que chaque numéro de facture est unique et séquentiel. C'est une exigence légale.
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• Date de la facture : indiquez la date de la facture. C'est la date à laquelle vous avez établi la facture.
  
  
• Description des produits/services : essayez toujours de décrire cela aussi clairement que possible.
  
  
• Montants et spécifications de la TVA : indiquez toujours le montant net, le montant de la TVA (y compris le pourcentage de TVA) et le montant total.
  
  
• Délai de paiement : indiquez clairement dans combien de jours la facture doit être payée.
  
  
• Numéro de compte bancaire : mentionnez clairement le numéro de compte bancaire, y compris le nom du titulaire du compte.

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Attention : vous devez toujours clairement mentionner qu'il s'agit d'une facture pro forma, afin qu'il n'y ait aucune confusion à ce sujet.

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Différence entre une facture ordinaire et une facture pro forma

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Nous énumérons ci-dessous les principales différences entre la facture ordinaire et la facture pro forma. Elles se distinguent principalement en fonction des aspects suivants :

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• La facture pro forma n'est pas juridiquement valable, n'est pas incluse dans la comptabilité et n'a pas de numéro de facture obligatoire. Elle n'entraîne pas d'obligation directe de paiement et a pour but d'informer sur les livraisons ou tarifs à venir.

• La facture ordinaire est un document officiel et juridique avec un numéro de facture unique qui est traité administrativement dans la comptabilité. Le client est tenu de payer cette facture, qui sert de demande de paiement et de preuve de transaction.

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En résumé, la facture pro forma est un outil polyvalent que vous pouvez utiliser dans diverses situations commerciales. Que vous travailliez avec des partenaires commerciaux internationaux dans le cadre de l'importation et de l'exportation ou dans un contexte gouvernemental, établir une facture pro forma claire assure non seulement la clarté, mais aussi la confiance.

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