Wat is een afschrijving en hoe werkt het als zelfstandige?
Wanneer je als zelfstandige een grotere investering doet, zoals een laptop, bedrijfswagen, kantoor of koffiemachine, kan je die kost meestal niet in één keer inbrengen. In plaats van het volledige bedrag ineens te verwerken in je boekhouding, spreid je de uitgave over meerdere jaren. Dit proces heet afschrijven - en dat is iets waar élke ondernemer vroeg of laat mee te maken krijgt. In deze blog ontdek je wat een afschrijving precies is, welke termijn er zijn, welke documenten je moet bijhouden voor de fiscus én hoe digitale software jou kan helpen om je administratie te vereenvoudigen. Let’s dive in!
.png)
Wat is een afschrijving?
Een afschrijving is het gespreid inbrengen van een grote investering als kost in je boekhouding. Je koopt iets met een aanzienlijk bedrag, maar schrijft deze kost niet volledig af in het jaar van aankoop. In plaats daarvan boek je elk jaar een stukje van die kost als beroepskost. Zo verdeel je de impact op je winst én op je belastingen. Enkele voorbeelden: een laptop of desktop, een bedrijfs- of bestelwagen, meubilair zoals een bureau of stoelen, toestellen zoals een printer of koffiemachine, softwarelicenties met een langere looptijd, etc.
Wanneer moet je iets afschrijven?
Niet elke aankoop wordt automatisch afgeschreven. Er zijn namelijk duidelijke richtlijnen over wanneer je moet afschrijven. Je moet kiezen voor een afschrijving als:
- De aankoopwaarde hoger is dan €250 (excl. btw), al hanteren veel boekhouders in de praktijk een grens vanaf €500 of zelfs €1.000.
- Het gaat om een duurzaam goed dat je minstens 3 jaar zult gebruiken in je onderneming
Interessant: het maakt niet uit of het om een nieuw goed of een tweedehands product gaat. Ook tweedehands investeringen mag je afschrijven, al ligt de boekhoudkundige looptijd van deze afschrijving vaak korter.
Wat zijn de termijnen voor een afschrijving?
Om de voorwaarden zo helder mogelijk te krijgen - en dus ook om het jou als ondernemer zo gemakkelijk mogelijk te maken - stelt de wetgever zelf een aantal afschrijvingstermijnen voor:
- Kantoor en gebouwen: 33 jaar tegen 3% per jaar
- Industriële gebouwen: 20 jaar tegen 5% per jaar
- Meubilair en machines: 10 jaar tegen 10% per jaar
- Rollend materieel: 5 jaar tegen 20% per jaar
- Klein materiaal: 3 jaar tegen 33% per jaar
Het verschil tussen een lineaire afschrijving en een degressieve afschrijving
Het verschil tussen een lineaire en degressieve afschrijving zit in de manier waarop de kosten van de investering worden verdeeld over de gebruiksduur. Bij lineaire afschrijving wordt elk jaar hetzelfde bedrag afgeschreven, terwijl bij degressieve afschrijving in de eerste jaren meer wordt afgeschreven dan in latere jaren. Hoewel beide types afschrijvingen voor- en nadelen hebben, kiezen de meeste ondernemers voor een lineaire afschrijving omwille van volgende eigenschappen:
- Eenvoudig en overzichtelijk: het is makkelijk te begrijpen én toe te passen
- Stabiele boekhouding: je jaarlijkse kosten blijven voorspelbaar en gelijk
- Fiscaliteit: lineaire afschrijvingen worden breed aanvaard door de fiscus
Een afschrijving in de praktijk: een voorbeeld
De meeste zelfstandigen werken met een lineaire afschrijving: simpel, efficiënt en duidelijk. Een concreet voorbeeld:
Als zelfstandige heb je een laptop van €1.800 (excl. btw) gekocht op 1 april 2025. Je kiest - samen met je boekhouder - voor een looptijd van 3 jaar. Dit is de standaard voor IT-materiaal. Je afschrijving ziet er dan als volgt uit:
- Jaarlijkse afschrijving = €1.800 ÷ 3 = €600 per jaar
- In je boekhouding boek je elk jaar een kost van €600
- Die kost verlaag je belastbare winst, dus ook je belastingdruk
Let op: als je een goed aankoopt in de loop van het jaar, mag je ervoor kiezen om het eerste jaar pro rata af te schrijven. In bovenstaand voorbeeld zou je in 2025 dus enkel 9 maanden kunnen afschrijven: €600 × (9/12) = €450.
Het verschil tussen een lineaire afschrijving en een degressieve afschrijving
Het verschil tussen een lineaire en degressieve afschrijving zit in de manier waarop de kosten van de investering worden verdeeld over de gebruiksduur. Bij een lineaire afschrijving wordt elk jaar hetzelfde bedrag afgeschreven, terwijl bij een degressieve afschrijving in de eerste jaren meer wordt afgeschreven dan in latere jaren. Hoewel beide types afschrijvingen voor- en nadelen hebben, kiezen de meeste ondernemers voor een lineaire afschrijving omwille van volgende eigenschappen:
- Eenvoudig en overzichtelijk: het is makkelijk te begrijpen én toe te passen
- Stabiele boekhouding: je jaarlijkse kosten blijven voorspelbaar en gelijk
- Fiscaliteit: lineaire afschrijvingen worden breed aanvaard door de fiscus
Welke documenten moet je bijhouden bij een afschrijving?
Als je iets afschrijft als zelfstandige, is een correcte administratie essentieel. Je bewaart de originele aankoopfactuur, noteert de aankoopdatum en zorgt voor een overzichtelijke afschrijvingsstaat waarin je per jaar aangeeft welk bedrag je als kost inbrengt. Deze informatie moet ook correct verwerkt worden in je boekhouding: investeringen krijgen een aparte vermelding als vaste activa, los van je gewone kosten. Zo behoud je het overzicht én ben je voorbereid op eventuele controles door de fiscus. Je boekhouder kan je hierin ondersteunen.
Afschrijven als zelfstandige? Zo ben je helemaal mee
Elke zelfstandige komt vroeg of laat in aanraking met afschrijvingen. Het is geen rocket science, maar je moet wél weten wanneer je iets moet afschrijven, hoe je zo’n afschrijving correct aanpakt en wat je administratief moet bijhouden. Het mooie? Met de juiste software wordt een investering afschrijven zelfs nóg eenvoudiger. Zeker als je werkt met Lucy.
Wat denk je: wil je minder tijd kwijt zijn aan administratie en toch 100% in orde zijn met je boekhouding? Dan is Lucy de juiste keuze. Probeer het vandaag nog uit en ontdek hoe eenvoudig ondernemen kan zijn.
