De Peppol-transitie: België op de drempel van een digitale revolutie

Het is zo ver: de e-facturatieplicht treedt in België in werking. Lucy deed in kwartaal 4 van 2025 een laatste onderzoek naar de stand van zaken. We legden de cijfers voor aan Philippe Kimpe, ondernemer en oprichter van Lucy. Zijn boodschap? "Laten we het gewoon doen."

‍

Van 52% naar 44% factureren met Word en Excel

De cijfers laten een opvallend beeld zien. In Q4 van 2025 maakten nog steeds 44% van de ondernemers hun facturen met Word of Excel. Een daling ten opzichte van 52% kwartaal 3, maar nog altijd een aanzienlijke groep die de stap naar e-facturatie moet zetten. 

‍

Een kwestie van menselijk gedrag: "Als ik je een spiegel voorhoud en zeg dat je je belastingaangifte moet invullen, dan doe je dat ook niet een maand van tevoren. Dat doe je vaak ook tegen de deadline aan."

‍

De cijfers bevestigen dit beeld. Het aantal registraties verdubbelde bijna in het laatste kwartaal. Op dit moment staan er 850.000 ondernemers geregistreerd, met dagelijks nog 10.000+ nieuwe aanmeldingen.

‍

Het netwerkeffect: waarom niemand achterblijft

Maar wat gebeurt er met die ondernemers die nét te laat zijn? Philippe is optimistisch over wat hij het 'netwerkeffect' noemt. Het netwerk zal zorgen voor de laatste versnelling. "Stel, we hebben allemaal een leaseauto of een mobiele telefoon. Als die facturen niet meer aankomen en je zou een of twee maanden niet betalen, dan kun je zelf wel bedenken wat er gaat gebeuren."

‍

Het werkt langs twee kanten. Ondernemers die geen e-facturen kunnen ontvangen, missen hun leveranciersfacturen. Ondernemers die geen e-facturen kunnen versturen, krijgen te maken met klanten die erom vragen.”

‍

Geen uitstel, wel een gedoogbeleid

De Belgische overheid heeft een gedoogbeleid ingesteld, maar Philippe is er duidelijk over: "Alles na januari is in feite te laat, daar moeten we heel duidelijk over zijn." Het gedoogbeleid is bedoeld voor bijzondere situaties, zoals een loodgieter die wel zijn standaard facturen kan versturen, maar wiens webshopsoftware nog niet klaar is.

‍

Iedereen heeft de kans om geleidelijk over te stappen in het eerste kwartaal. Daarna komt de handhaving. En die heeft tanden: 1.500 euro voor de eerste overtreding, 3.000 euro voor de tweede, en 5.000 euro voor elke volgende. "Of je nu een loodgieter bent of een groot bedrijf, dat is altijd pijnlijk," zegt Philippe nuchter.

‍

17% heeft nog geen informatie ontvangen - hoe kan dat?

Zo vlak voor de deadline heeft 17% van de ondernemers nog geen informatie ontvangen over de Peppol-transitie. Hoe is dat mogelijk?

‍

Dat heeft alles te maken met de informatiestrategie van de overheid. Eerst softwareleveranciers, dan accountants en daarna ondernemers. Niet iedereen heeft een actieve accountant of volgt de digitalisering op de voet. Toch verwacht Philippe dat het netwerkeffect snel zijn werk zal doen - zodra de eerste e-facturen worden uitgewisseld, bereikt de informatie iedereen vanzelf. 

‍

Kosten: Angst of kans?

Een derde van de ondernemers (35%) maakt zich zorgen over de kosten van e-facturatie. Tegelijkertijd noemt 33% kostenbesparing juist als een voordeel. Hoe zit dat?

‍

Philippe legt uit dat Peppol zelf gratis is. Maar wil je op het netwerk geraken, dan heb je software nodig en dat kost geld. Die zijn vaak beperkt. "Met 4 euro per maand, dus nog voor geen 50 euro per jaar, kun je eigenlijk al aan de verplichting voldoen.”

‍

120% aftrekbaarheid

Er is ook goed nieuws: de overheid biedt 120% aftrekbaarheid op software-abonnementen, twee jaar lang. Voor eenmalige investeringen geldt 20% verhoogde investeringsaftrek. 

‍

Er is dus financiële steun, zelfs voor die lage abonnementsbedragen, benadrukt Philippe. Zelfs het advies van de accountant over e-facturatie valt onder deze verhoogde aftrekbaarheid.

‍

Van elektronisch naar gestructureerd

Hier zit een cruciaal onderscheid waar 71% van de ondernemers tegenaan loopt. Ze versturen wel elektronische facturen - meestal PDF's per e-mail - maar dat is niet hetzelfde als Peppol-compliant zijn. Philippe legt uit: “We kenden al de papieren en de elektronische factuur, maar nu is er een nieuwe: de gestructureerde elektronische factuur.” 

‍

Het verschil? In een gestructureerde factuur staat elke gegevenspositie vast. Iedereen plaatst de postcode, het btw-nummer en de decimalen op dezelfde manier. Zo spreken mensen én machines dezelfde taal.  

‍

Voor accountants betekent dat geen zoekwerk meer naar bedragen of datums: alles is meteen gestructureerd, waardoor facturen sneller geboekt en betaald worden. 

‍

Hoeveel ondernemers volgen de keuze van hun accountant?

"Een opvallende paradox uit ons onderzoek: 34% van de ondernemers ziet de accountant als belangrijkste informatiebron, maar slechts 16% volgt diens advies op door over te stappen. Philippe noemt de accountant daarom terecht 'de huisarts van het bedrijf': 'Als ik een financieel adviseur of bank raadpleeg, bel ik vaak eerst mijn accountant, omdat ik die vertrouw.'" 

‍

Ondernemers raadplegen dus hun accountant omdat zij die vertrouwen, maar overgaan tot daadwerkelijke actie blijft uit. Zou dat komen door de zorgen rond kosten (35%) of implementatie van het nieuwe systeem (30%)?

‍

België als voorbeeld

Als Philippe één ding zou kunnen veranderen aan de Belgische transitie, is zijn antwoord verrassend: eigenlijk niets. "België is zelfs een beetje een toonbeeld aan het worden in Europa," zegt hij. Het land koos voor Peppol, zonder daar een nationale extra wetgeving (zoals e-reporting) bovenop te leggen, wat in andere landen, zoals Frankrijk, wel gebeurde. 

‍

Een transitie doe je samen

België heeft vanaf het begin ingezet op samenwerking. Het Verbond van Belgische Ondernemers (VBO) bracht grote retailers, industrieën, softwarebedrijven en overheidsdiensten samen. Een stevige top 3 of top 5 van softwarebedrijven is ontstaan die nu heel duidelijk aanwezig zijn, aldus Philippe. "Je ziet dat een aantal sterke schouders deze hele transitie echt dragen."

‍

Zijn advies aan andere landen

"Schep duidelijkheid en onderschat het belang niet van de samenwerking tussen de overheid, ondernemers en softwareleveranciers. Zorg ervoor dat alle sectoren gehoord worden, dat softwareleveranciers betrokken zijn, en dat de overheid meedoet."

‍

De belofte van efficiëntie

Terug naar die paradox: 38% ziet efficiëntie als voordeel, 33% kostenbesparing, maar toch blijven zorgen bestaan. Philippe’s verklaring: “We moeten het gewoon gaan proberen.” Zijn voorspelling: zodra ondernemers echt beginnen, merken ze hoe eenvoudig het is.  

‍

Hij schetst een toekomst met één centrale inbox voor facturen – geen e-mails of portalen meer. “Van daaruit kun je ze direct naar je accountant sturen. Dat is efficiëntie.” De kostenbesparing volgt vanzelf. “En wie nog facturen per post verstuurt: postzegels zijn in België al lang niet meer gratis.”  

‍

Een voorspelling die uitkwam

Een jaar geleden schreef Philippe al over de 'Tornado-fase' - de explosieve groei waarin technologie mainstream wordt. Hij voorspelde toen al dat we 72.300 nieuwe aansluitingen per maand nodig hadden om de deadline te halen. De realiteit? In december zitten we structureel boven de 10.000 registraties per dag - dat is boven het beoogde tempo!

‍

Van 114.480 bedrijven in september 2024 naar 850.000 nu: de voorspelde tornado is werkelijkheid geworden. Philippe had gelijk: "Early adopters hebben een voorsprong, laggards moeten zich aanpassen aan initiatieven van anderen." 

‍

Het netwerkeffect dat hij toen al beschreef, doet nu precies wat hij heeft voorspeld.

‍

Aan de vooravond van een revolutie

Op moment van het interview (29-12) is het bijna zover: de Peppol-deadline van 1 januari 2026. Philippe’s advies voor ondernemers die nog niet zijn begonnen? "Zet gewoon die stap. Veel software, inclusief Lucy, biedt een proefperiode van 30 dagen. Doe dat gewoon." En maak je geen zorgen over afhankelijkheid van een software leverancier. Bij betrouwbare software blijft jouw data van jou - downloadbaar én overdraagbaar.

‍

Een ‘Copernicaanse revolutie’

E-facturatie is het startpunt van iets groters. Voor het eerst werken we met gestructureerde, gevalideerde data van betrouwbare bronnen. Gecombineerd met ontwikkelingen als IBAN-naamvalidatie en de nieuwe Payment Service Directive die betalingen binnen 10 seconden mogelijk maakt, staat er volgens Philippe een ‘Copernicaanse revolutie’ voor de deur.

‍

Maar eerst: die laatste dagen tot 1 januari. En Philippe's overkoepelende boodschap blijft consistent: "Laten we het gewoon doen." 

‍

De transitie is niet alleen een verplichting - het is een kans om efficiënter, kostenbesparender en toekomstbestendiger te werken. België staat op de drempel. Tijd om de stap te zetten.

‍

‍

Wil je meer weten over de Peppol-transitie en hoe je snel kunt starten? Verken Lucy. 

‍